Evidence a dokumentace

Členství v Pionýru, členský příspěvek

Členství vzniká prostřednictvím registrace do oddílu, resp. pionýrské skupiny, a uhrazením členského příspěvku.

Základní podmínky členství, jeho typy, způsoby jeho zániku i práva a povinnosti členů jsou popsány v části V. Stanov Pionýra. Dokumentem, kde lze nalézt odpovědi na mnoho dotazů, je Směrnice pro registraci členů a členské příspěvky, evidenci členů a dalších osob účastnících se činnosti spolku Pionýr, o ochraně osobních údajů a nakládání s nimi. Další pravidla mohou vyplývat z vnitřních zvyklostí a tradic oddílů a pionýrských skupin (například nováčkovská zkouška, slib, přijímací rituál a podobně).

Členský příspěvek je dokladem spolupodílu člena na zajištění činnosti Pionýra, hradí se zpravidla jednou ročně.

Registrace a evidence – pozor na zaměňování pojmů Registrace je úkon, při kterém se někdo nově stává členem Pionýra. Když své členství prodlouží, je zaznamenán v evidenci oddílu/PS pro další rok.

 

Evidence

je významná z hlediska možnosti čerpání výhod člena, mimo jiné jeho pojištění, je též důležitým dokladem o samotné činnosti pionýrské skupiny – např. seznamy účastníků jsou nezbytné pro účetní evidenci.

K evidenci členů i jednotek užíváme Registrační a informační systém Pionýra – známý jako RISP. Doporučujeme pracovat s ním co nejčastěji a záznamy provádět průběžně, celý rok. RISP nám pomůže i při mnoha praktických činnostech (tisk seznamů účastníků, rozesílání hromadných mailů, ukládání dokumentů atd.). V případě potíží pomůže manuál k RISPu nebo rada přes telefon (viz přehled krajských správců RISP, dostupný po přihlášení).

Důležitým dokumentem, který se zabývá touto problematikou, je již výše uvedená směrnice.

Dokumentace obecně

S každým členem či jednotkou je spojena určitá míra administrativy a dokumentace. O všechny dokumenty musí být řádně pečováno a musí být zabezpečeny – ať už je řeč o písemnosti nebo o jejich elektronické podobě. Obezřetnost je při práci s nimi nutná i proto, že obsahují osobní údaje členů. Proto je důležité, aby součástí příslušných dokumentů (např. přihlášek) byl i souhlas se zpracováním těchto údajů, pořizováním fotografií z činnosti a podobně.

Dokumenty je účelné zachytit i v RISPu – tam je pro každou jednotku i osobu vytvořen prostor, kde lze naskenované dokumenty ukládat.

Další dokumentace vyplývá z konkrétních aktivit a její základní, respektive doporučený, rozsah upravuje řada dalších předpisů, z hlediska činnosti zejména část IV. Směrnice o hlavní činnosti – Organizace činnosti, jde například o přihlášky na akce (vzor), seznamy účastníků (vzor), zdravotní dokumentaci tábora atd. Dále ovšem i jiné vnitřní předpisy, kupř. Směrnice o hospodaření ve spolku Pionýr.